各相关部门、各党总支：

中共青岛理工大学第三届党员代表大会召开在即，现就大会文件材料收集归档工作相关注意事项通知如下：

一、党代会文件材料收集归档工作应本着“应归尽归”的原则，全面、详实、有序的收集相关材料，集中归档；

二、党代会文件材料收集归档工作应注意多种媒介、载体材料的收集，在全面收集纸质文件材料的同时，应特别注意声像、实物等门类材料的收集；

三、相关各单位负责人、各党总支书记同时负责本单位、本总支在大会筹备、会议期间及会后文件材料收集归档工作的组织实施，并指派专人负责相关工作的具体开展；

四、相关各单位、各党总支收集的文件材料内容及相关工作流程详见附件。

特此通知。

附件

第三次党代会归档材料及注意事项

一、材料明细

（一）大会筹备阶段：

1.召开党代会的请示、批复、通知；相关机构成立的通知；筹备计划、方案；会议日程、邀请函；来宾名单、列席人员名单等；

2.相关专题会议的会议记录、纪要；各代表团会议材料；

3.选举大会代表的通知、两委委员酝酿实施意见；委员候选人、大会代表名单及相关考察、登记等材料

4.大会宣传材料；

5.相关音频、视频及照片材料；标志性实物材料；

6.其他应归档的重要材料。

（二）大会进行阶段：

1.工作报告、领导讲话、代表发言材料；

2.大会形成的各项决议材料；

3.选举材料，包括相关选举办法、选票样张、选举结果报告等；

4.各代表团会议材料

5.相关音频、视频及照片材料；标志性实物材料；大会会议手册；

6.其他应归档的重要材料。

（三）大会结束阶段：

1.学校党委、纪委向上级党组织、纪委关于党代会决议、选举结果等情况的报告；

2.各类媒体关于党代会的相关报道；

3.相关音频、视频及照片材料；标志性实物材料；

4.其他应归档的重要材料。

二、注意事项

1.各单位、各党总支、各代表团形成的材料，应按照大会各阶段的会议内容，经过分类整理后，于3月20日前向档案馆完成移交归档。

2.各代表团会议材料由团长所在党总支负责收集整理。

3.大会各阶段形成的相关书写材料应采用签字笔等耐久性材料，文件材料左侧（或横向材料上方）应预留2cm左右装订边。

4.文件材料归档应做到齐全完整，手续完备。

5.归档相关卷内目录、移交清册等材料可通过以下网址下载：http://office.qut.edu.cn/index.php?id=49

                                                          档案馆

                                                          2019年1月14日