为贯彻落实《档案法》和《普通高校档案管理办法》，进一步加强我校档案管理，促进我校档案工作的顺利开展，保证全校各类档案完整、及时立卷归档，使档案工作的各个环节有机结合，进一步调动各级档案工作者的积极性，今年年底将进行一次专兼职档案立卷归档评比活动。具体办法如下：
  一、基本要求
  1、校直各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同做好本部门档案的收集、整理和归档工作。
  2、各类档案的立卷归档工作应实行“三纳入”，即：“纳入本部门的工作计划和规划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围。”做到四同步管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收各类档案工作。
  3、贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格执行各类档案的借、阅制度，确保档案的机密和安全。
  4、大力开展档案信息资源为教学、科研服务，实现收藏档案的利用价值。利用的同时须做好记录和统计工作。
  二、评比条件
  1、案卷材料齐全、完整、分类准确，字迹材料符合归档要求。
  2、案卷装订整齐、美观、牢固，案卷标题不超过50字符。
  3、在规定的时间内将档案移交校综合档案室。具体时间强调一下：党群、行政类档案在6月底之前；教学类档案，综合管理文件在6月底之前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）每年寒假（即11月底之前）前一次性归档；财会类档案在5月底前；科学研究类档案，研究课题在鉴定验收后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题、在课题结束或中断、停止后两个月内归档；基本建设类档案在验收后两个月内正式归档；仪器设备类档案，设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月；出版类档案，书刊出版后一个月内归档；外事类档案在6月底前归档；声像载体类档案，综合管理材料在6月底前，声像载体材料在完成制作后三个月内归档。以上是各类档案规定的交接时间。但是今年略做变动，凡是规定在6月底前交档的，今年定在5月底前归档。
  4、若达不到以上条件，奖励等级下调。
  三、获奖等级及比例
在上述评选条件的原则下，一等奖占总评人数的10%（案卷数量原则上在15卷以上），二等奖占总评人数的20%（案卷数量原则上在10卷以上），三等奖占总评人数的30%（案卷数量在5卷以上），其它均为纪念奖。
  四、评比时间。在规定的时间内，将全部案卷收齐后，进行评定，评出的奖项于年底发放。
 
 校综合档案室
  2004年4月13日