研究生处、各学院：

根据今年的工作安排，档案馆现开始集中接收2018年度研究生、本、专科生学籍档案、优秀毕业生论文及毕业合影照片档案。请研究生处、各学院务必于12月26日前结束上述档案立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下：

一、文件材料立卷归档的范围

（一）2018届研究生、本、专科毕业生学籍、成绩等相关材料及pdf格式电子版；

（二）优秀本科毕业生论文材料及电子版；

（三）毕业生合影照片电子版。

二、立卷归档要求

（一）各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好相关材料的收集、整理，在规定时间内完成立卷工作。

（二）学籍档案以班级为单位组卷，卷内附卷内目录。在有内容页右下角用打码机打印三位页码（001、002……）；使用棉线线绳装订时，在左侧三孔一线进行装订，孔径应在3.5mm左右，孔距适中；或使用不锈钢订书钉装订；装订时应注意边距。凡有装订到档案内文字等造成档案破损等情况，均视为不合格档案，档案馆不予接收。

装订方法见附件。

（三）优秀本科毕业生论文以专业为单位，每专业选择1—2份优秀论文装订归档（装订要求同学籍档案），其中包括论文周记、论文等，同时以刻录光盘的方式归档电子版；研究生学位论文全部归档。

（四）2018届毕业生合影照片

1.归档范围：2018届全日制本、专科、研究生毕业合影照片电子版。

2.工作要求：

⑴合影照片档案内容为：照片电子版以及相应文字说明。

⑵毕业生集体合影照片以班级为单位。

⑶照片正上方应有学院、届、专业、班级、摄制时间等信息。

⑷每一张照片必须附有人物排序的文字说明。文字说明包括拍摄时间，院、届、专业和班级名称，并根据照片中人员所在位置，按序填写学生、教师的姓名（有党政职务的须注明职务，无职务的注明“教师”或“班主任”）。格式见附例。

⑸每一张电子版（数码）照片储存格式为JPEG，以“专业（全称）+年级+班级”格式命名。

⑹各单位收集好合影照片后，填写照片档案移交清单，按要求移交至档案馆归档。

例：

青岛理工大学XX学院XX专业XX级XX班毕业生合影

第四排左起： XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第三排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第二排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第一排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX

（五）档案装具领取方式：市北校区各单位请到档案馆领取档案装具，黄岛长江路校区、嘉陵江路校区各单位请到本校区学籍管理科领取。

（六）各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格。立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。

（七）今年学籍档案继续同步实行网上立卷归档。各单位可登录“档案管理系统”（http://211.64.205.30：8080/），开展网上立卷归档工作。

三、各单位兼职档案人员如有变动，请及时通知档案馆，以便开展有关业务培训。

四、档案的移交：市北校区各单位请于12月26日前将上述档案直接移交至档案馆；黄岛校区各单位请于12月26日前完成装订整理工作，档案馆将于12月27日赴黄岛两校区集中收取。具体时间为：

嘉陵江路校区：27日上午9:00——12:00；

长江路校区：27日下午2:00——5:00。

移交档案时，同时附移交清册一式两份，双方签字，以备查考。

五、移交清册、卷内目录和档案管理系统操作说明请到以下网址下载：http://office.qut.edu.cn/index.php?id=49

六、各单位如有往届毕业生学籍档案、优秀毕业生论文及毕业生合影照片档案未移交档案馆的，请务必按今年规定的档案移交时间内一并完成移交。

地点：图书科技楼1612

电话：85071061

档案馆

2018年11月28日